أحدثت الأتمتة تحولاً كبيراً في الصناعات وأماكن العمل لاسيما في معالجة كشوف المرتبات، حيث أصبحت أتمتة كشوف المرتبات تكتسب شعبية لدى الشركات من جميع الأحجام من أجل جني فوائدها. تتضمن إدارة الرواتب مهامًا شاقة وتستغرق وقتًا طويلاً، وقد يشكل دفع مسيرات رواتب الموظفين بدقة وفي الوقت المحدد متاعب لمسؤولي الرواتب، خاصةً عندما يرتكب الموظفون أخطاء في جداولهم الزمنية أو عندما يتعين على المسؤولين عن تسيير الموارد البشرية والمحاسبين التعامل مع تغييرات الجدول الزمني في اللحظة الأخيرة.

ينطوي مستقبل كشوف الرواتب على الأتمتة، ومن المتوقع أن تختفي المتاعب الناجمة عن مهام مسيرات الرواتب المتكررة في عام 2023. ستهتم أنظمة أتمتة كشوف الرواتب بكل شيء نيابة عنك، بدءًا من تتبع ساعات عمل الموظفين إلى إنشاء شيكات رواتب تلقائيًا على فترات زمنية محددة، لن ينسى أي موظف أبدًا المبلغ المالي الذي من المفترض أن يُرسل إلى أي حساب عندما حلول يوم الدفع. في هذا المنشور على المدونة، نشرح لكم الفوائد الخمس الأولى لأتمتة كشوف الرواتب في عام 2023.

برامج معالجة كشوف الرواتب هي أنظمة محوسبة تسمح لأصحاب العمل بتبسيط عملية كشوف الرواتب الخاصة بهم. فهي تساعد في تتبع ساعات عمل الموظفين، والإشراف على الأجور والرسوم المالية الأخرى، وحساب الرواتب والمزايا، واقتطاع الخصومات، وإصدار المدفوعات، وأداء مهام الرواتب المتكررة الأخرى تلقائيًا. إن الميزة الأفضل في برنامج الأجور والرواتب هو أنه لا يتعين على المستخدمين أن يكونوا خبراء في الأرقام والحسابات، حيث يضمن برنامج كشوف الرواتب تطابق كل شيء بشكل صحيح، وتجنب الأخطاء في المدفوعات أو تواريخ الاستحقاق.

يعد برنامج أتمتة كشوف الرواتب أفضل طريقة لتبسيط عملية كشوف الرواتب. فبدلاً من قضاء ساعات كل يوم في إدخال البيانات يدويًا في جداول البيانات أو متابعة شيكات مسيرات رواتب الموظفين، يمكنك استخدام أدوات أتمتة كشوف المرتبات للقيام بكل ذلك نيابةً عنك. إنها تمثل اختيار ممتاز لك سواء كان لديك شركة كبيرة بها مئات من الموظفين أو شركة صغيرة ترغب في إدارة عملياتها بسلاسة دون الحاجة إلى الكثير من التدخلات اليدوية في العملية.

تعمل برامج كشوف الرواتب بصورة تكاملية مع أنظمة الأعمال الأساسية الأخرى لضمان حصول الموظفين على تعويضات دقيقة وفي الوقت المناسب وبالطريقة المناسبة، سواء كان ذلك من خلال الإيداع المباشر، أو باستخدام الشيكات، أو بطاقات الدفع. وعادةً ما يكون بمقدور الموظفين الوصول إلى برنامج كشوف الرواتب لتعديل معلوماتهم الشخصية وتفضيلات الدفع وتفاصيل أخرى.

أما بالنسبة لأصحاب العمل، يجب أن تتمتع أنظمة كشوف الرواتب بالموثوقية وأن تكون سهلة الاستخدام ومرنة بما يكفي لإدارة وأتمتة عمليات المدفوعات للعاملين من كافة جميع الفئات، سواء كانوا موظفين بأجر ثابت، أو موظفين مؤقتين أو يعملون في وظائف مؤقتة، وغيرها. تهدف أنظمة كشوف الرواتب إلى تبسيط المهام المتعلقة بإدارة الرواتب، مما يسهل على الموظفين التعامل مع القواعد المعقدة، وتنظيم تدفقات الرواتب، وإعداد قوائم المراجعة، والامتثال للقوانين الضريبية واللوائح المالية الأخرى.

تمثل أتمتة كشوف الرواتب الحل الأمثل للمؤسسات التي تتطلع إلى تسهيل عملية إدارة الرواتب وتقليل الوقت المستغرق في إنجاز في المهام المتكررة، حيث توفر حلول أتمتة كشوف الرواتب – مثل ميزة الرواتب والبدلات التي تقدمها palm.hr – طرقًا سهلة لأتمتة مهام مسيرات الرواتب الشاقة التي تستغرق الكثير من الوقت والموارد البشرية.

يمكن لأرباب العمل الآن استخدام برنامج الأجور والمرتبات للإيداع الضريبي وحسابات الرواتب والمزايا ومدفوعات الأجور وحفظ السجلات والمزيد! وعلى الرغم من أن معظم مهام كشوف الرواتب قد تكون مؤتمتة بالكامل، إلا أنه في بعض الحالات سيحتاج المتخصص دائمًا إلى مراقبة التقدم أو تحديث المعلومات مع تقديم الإرشادات عند الضرورة. وقد يتضمن برنامج أتمتة كشوف المرتبات العديد من مهام كشوف المرتبات الأساسية.

• إدارة الحضور والانصراف: يعد برنامج معالجة كشوف المرتبات مثاليًا لتتبع وقت الموظفين، حيث يمكنه تجميع البيانات من منصات تسجيل دخول الموظفين، واكتشاف التناقضات مع بطاقات الدوام، وطلب الموافقة قبل إصدار صرف الرواتب.
• حفظ السجلات: لا يقوم نظام الرواتب المؤتمت فقط تحديث المعلومات المتعلقة بالدفعات الشهرية – أو الأسبوعية أو اليومية – ولكن يحتفظ أيضاً بسجلات لجميع الأجور المدفوعة ووقت استحقاقها.
• ضبط الوقت وجدول المهام اليومي: يعد ضبط الوقت مقياسًا أساسيًا لتقييم أداء الموظفين، حيث يمكن لأرباب العمل استخدام الوقت المسجل في مكان العمل لتخزين المعلومات المتعلقة بأي مشروع ، بما في ذلك المدة التي يعمل فيها أعضاء الفريق خلالها والنسبة المئوية ليومهم الإجمالي الذي يقضونه في القيام بذلك في فترات مختلفة أثناء دورة الإنتاج.
• إدارة الرواتب في نطاق بلدان متعددة: تتضمن ميزة الرواتب والبدلات في برنامج palm.hr خيارًا متقدمًا للغاية لإدارة كشوف الرواتب للشركات التي تعمل في عدة بلدان مما يتيح لك التعامل مع رواتب موظفيك أينما كانوا.
• الامتثال الضرائب المفروضة على المرتبات: تعد الضرائب المفروضة على الرواتب مهمة شاقة للغاية، حيث تتيح أتمتة هذه العملية للشركات تخصيص الأموال للأغراض الضريبية. نظرًا لأن اللوائح الضريبية تتغير بشكل متكر، فمن المهم أن تكون محدثة، ستمكنك ميزة أتمتة الضرائب من توسيع نطاق العمليات دون القلق بشأن الأعباء الضريبية.
• تقارير الرواتب: تُصمم معظم برامج الأجور والمرتبات الحالية لإنشاء قائمة شاملة بجميع الالتزام الضريبية لموظفيك والتي تتيح للمدراء الوصول إليها لتبسيط عمليات الامتثال. فمثلاً تمكنك Palm.hr من الحصول على رؤى وتقارير منتظمة عن كشوف الرواتب.
• الموافقات على تعويضات العمل الإضافي: يمكن لبرنامج الرواتب أتمتة طلب موافقة المشرف، وتسجيل العمل الإضافي في قاعدة بيانات أداء الموظف، وتعديل بيانات التعويض وفقًا لذلك.
• سلفيات الموظفين وعمليات السداد: تأتي معظم حلول أتمتة كشوف الرواتب مع ميزة الخدمة الذاتية للموظف (ESS) التي تمكّن الموظفين من طلب السلف عبر برنامج الأجور والمرتبات والحصول على موافقة من مديريهم. تُحدث السجلات تلقائيًا في كل مرة يُطلب فيها أي سلفات، بغض النظر عما إذا كان قد تمت الموافقة عليها أم لا.
• اللجان: يمكن للبرنامج تعديل رواتب وبدلات الموظفين تلقائيًا وفقًا لنجاحهم في الوصول إلى مقاييس النجاح المحددة مسبقًا. إنها طريقة رائعة لإسعادهم وتحفيزهم!

هذه القائمة ليست شاملة، لكنها فقط تسلط الضوء فقط على أن برنامج كشوف الرواتب أصبح ضروريًا للمؤسسات الحديثة، بغض النظر عن عدد موظفيها. يمكنهم معالجة شيكات رواتب متعددة تلقائيًا، من الإيداعات المباشرة إلى الشيكات المطبوعة. كما أنه من الممكن تخصيص النظام لتلبية جميع متطلباتها مع منصات مثل palm.hr!

• عملية خالية من الأخطاء. تسمح أتمتة كشوف المرتبات بتوفير الوقت والتكاليف وزيادة رضا الموظفين. فمن خلال أتمتة مسيرات الرواتب، يمكن للشركات ضمان تعويض موظفيها بشكل صحيح وفي الوقت المحدد، مع الحدّ من مخاطر الأخطاء البشرية، الأمر الذي قد يؤدي إلى عقوبات باهظة أو غرامات. بالإضافة إلى ذلك، من خلال تقليل الأعمال الورقية المتضمنة في عملية كشوف المرتبات، قد يجد أصحاب الأعمال وقتاً أكبر للتركيز على أعمالهم والتحكم في ميزانيتهم.
• تمكين عمليات الدمج. إن الطبيعة المدمجة لأدوات أتمتة كشوف الرواتب مثل palm.hr تعني أيضًا أنه يمكن لأرباب العمل دمج برامج أخرى مثل منصات الإدارة المالية والمحاسبة. كما يمكن دمج المتطلبات المحددة المستندة إلى الموقع مثل أنظمة حماية الأجور (WPS) في نظام أساسي واحد للمساعدة في مركزية وتوحيد سير عمل كشوف الرواتب بالكامل. خلاصة القول هي أن أتمتة كشوف المرتبات هي المفتاح لتبسيط كل مرحلة من مراحل إدارة الرواتب، حيث تسمح لنا أتمتة المهام المتكررة بترشيد العمليات والتدفقات.
• مراقبة بيانات الموظف. أخيرًا وليس آخرًا، تقوم أنظمة أتمتة كشوف الرواتب بجمع بيانات الموظفين وتنظيمها في الوقت الفعلي، والتي تتضمن المعلومات الشخصية والأجور وساعات العمل، مما يسمح لأرباب الأعمال بتتبع تكاليف العمالة الإجمالية بشكل أفضل واتخاذ قرارات أكثر استنارة فيما يتعلق بتدفقات الإيرادات. ويمكن للشركات كذلك ضمان الدقة والكفاءة والامتثال للمتطلبات القانونية عبر أتمتة عمليات كشوف المرتبات.

يشعر أصحاب العمل براحة البال بمعرفة أن رواتب موظفيهم تُصرف بدقة وفي الوقت المحدد عند استخدامهم لنظام أتمتة كشوف الرواتب. وإضافةً إلى ذلك، فإنه يسمح بإعداد تقارير ضريبية فعالة عن طريق ملء الملفات والنماذج الإدارية الإلزامية تلقائيًا. نظراَ لكوننا نعيش في القرن الواحد والعشرين، يتطلع المزيد من الشركات أتمتة كشوف الرواتب الخاصة بهم، حيث توفر أتمتة مسيرات الرواتب العديد من المزايا مقارنةً بالطرق التقليدية لإدارة الرواتب ومسير رواتب الموظفين، والتي تشمل السرعة والدقة والمردود من حيث التكلفة، وفيما يلي أهم خمس مزايا لأتمتة كشوف الرواتب في عام 2023:

1. زيادة السرعة والدقة
   هناك العديد من المزايا لتوظيف أتمتة الرواتب في عملك، بما في ذلك زيادة السرعة والدقة حيث يمكنك معالجة شيكات رواتب الموظفين خالية من الأخطاء وضمان مدفوعات الرواتب في الوقت المحدد. يساعد برنامج أتمتة كشوف الرواتب في التخفيف من مخاطر الأخطاء التي يمكن أن تؤدي إلى عقوبات وغرامات باهظة الثمن، كما تقلل برنامج أتمتة مسيرات الرواتب بشكلٍ كبير من مخاطر الأخطاء البشرية. تستغرق العملية وقتًا أقل وتساعد في توفير الموارد دون الحاجة إلى الإدخال اليدوي مع توفير ملاحظات فورية حول الأخطاء المحتملة أثناء إدخال البيانات.تؤدي أتمتة مسير الرواتب إلى جعل الموظفين أكثر إنتاجية، فعندما يتولى برنامج إدارة الرواتب أتمتة المهام مثل حساب الضرائب والخصومات أو حتى إنشاء شيكات الرواتب وطباعتها ، وبذلك توفر الشركات الوقت والطاقة لاستخدامها في مكانٍ آخر ومهماتٍ أخرى. وعلاوةً على ذلك، تسمح أنظمة أتمتة مسيرات الرواتب بجدولة مرنة للمدفوعات مما يتيح لأصحاب العمل دفع أجور الموظفين وفقاً لجدول زمني مناسب، كما تساعد هذه المرونة أيضاً في تعزيز رضا صاحب العمل وزيادة إنتاجية الموظفين. يساعد تطبيق أتمتة مسير الرواتب أيضًا على تبسيط عملية تقديم الإقرارات الضريبية من خلال تقديم سجلات دقيقة لعمليات الاستقطاع والخصومات الأخرى، والتي يمكن أن تساعد الشركات على تجنب عقوبات التدقيق المكلفة أو الغرامات الإضافية الأخرى.
2. قلة التكاليف
   تشكل تكلفة مهام إدارة الرواتب نفقة كبيرة لأي شركة مع إهدار الكثير من الوقت، ومع ذلك ولحسن الحظ لا يزال هناك حلول لتقليل تكاليف إدارة الرواتب دون التقليل من الجودة، ومن ضمن هذه الحلول هو استخدام نظام أتمتة مسيرات رواتب الموظفين الذي يوفر ساعات عمل فريق كشوف الرواتب التي تُجرى يدوياً. هناك طريقة أخرى لتقليل تكاليف إدارة الرواتب وهي الاستعانة بمصادر خارجية، حيث قد تساهم الاستعانة بمصادر خارجية لإجراء كافة أو بعض أجزاء العملية، وبالتالي لا تتحمل المسؤولية الكاملة بنفسك خاصةً إذا ساءت الأمور عادةً عند القيام بها داخليًا، مثل تفويت المدفوعات.يقدم صناع الحلول البرمجيات كخدمة مثل palm.hr للشركات تخزين معلومات الموظفين السرية بأمان على السحابة والوصول إليها من أي مكان على أي جهاز محمول. فعادةً ما تكون الأنظمة المستندة إلى السحابة أكثر كفاءة من العمليات اليدوية لأنها تتطلب خطوات أقل وأعمالًا ورقية أقل. كما تعد الأنظمة المستندة إلى السحابة لمعالجة كشوف المرتبات أدوات رائعة تساعد في تخفيف المخاطر وحماية البيانات مسجلة الملكية.
   وبدلاً من تكريس موظفين يقومون بجميع الأعمال الورقية، يمكن لأصحاب العمل – أو الموظفين أنفسهم – ببساطة إدخال البيانات وتخزينها في النظام، ثم الوصول إلى المعلومات في الوقت الفعلي من أي مكان متصل بالإنترنت. يمكنك أيضًا الاستفادة من ميزات الأتمتة الأخرى مثل الإيداع الضريبي أو مدفوعات الإيداع المباشر عن طريق تخصيص منصة palm.hr بحسب الحاجة وبالتالي تحقيق وفورات الحجم.
3. زيادة الكفاءة
   تكمن ميزة الكفاءة المتزايدة لأتمتة كشوف الرواتب في الحد من الأخطاء البشرية والقضاء عليها، حيث من غير المرجح حدوث أي أخطاء مثل حسابات مسيرات رواتب الموظفين أو سداد المدفوعات عند استخدام برنامج تسيير رواتب الموظفين مثل المحرك الذي قامت بطرحه شركة palm.hr.تسمح أتمتة كشوف رواتب الموظفين بالحصول على شيكات رواتب خالية من الأخطاء وفي الوقت المحدد. بالإضافة إلى ذلك، أكد أصحاب العمل بأن إدارة الرواتب وتسيير الموارد البشرية تجري بشكل صحيح من أجل راحة البال التي لا تقدر بثمن، ويمكن لأدوات كشوف الرواتب أيضًا التعامل مع حجم معاملات أكبر مقارنةً بالبشر من خلال تبسيط إدارة الرواتب وتمكين المؤسسات من التوسع بشكلٍ أسرع. هناك أيضاً فائدة أخرى لأتمتة مسيرات رواتب الموظفين وهي القدرة على معالجة التغييرات بسرعة، ففي الأنظمة اليدوية قد يستغرق التغيير في الراتب أو الخصومات أيامًا أو أسابيع لتحديثه وينعكس بشكل مناسب على راتب الموظف. يتيح برنامج تسيير رواتب الموظفين لأصحاب العمل إجراء التحديثات على الفور دون تأخير، مما يؤدي ذلك إلى تعزيز إحساس الموظفين بالرضا.وتظهر أهمية أتمتة كشوف الرواتب أيضًا عندما يقوم الموظفون بتغيير معلوماتهم المصرفية، حيث يمكن تحديثها بسرعة في النظام وإيداع رواتبهم في الحساب الصحيح- خاصةً عندما يكون للبرنامج بوابة خدمة ذاتية للموظفين مثل palm.hr – ويتم إيداع رواتبهم تلقائيًا في الحساب الصحيح.
4. تحسين الامتثال
   يعد الالتزام بكشوف الرواتب من أهم مسؤوليات مؤسستك، حيث تضمن هذه العملية استلام الموظفين رواتبهم في الوقت المناسب وبشكل صحيح مع اقتطاع الضرائب من أجورهم. يساعد هذا الامتثال أيضاً في اتباع جميع القوانين الأخرى المعمول بها فيما يتعلق باللوائح المتعلقة بالرواتب مثل معايير توقيت دفع الأجور أو متطلبات تغطية السرقة، على سبيل المثال. في حالة عدم تحقق الامتثال، فستحدث عقوبات شديدة. لذا فهو أمر مهم للغاية ويجب أن يؤخذ على محمل الجد في كل مستوى من مستويات عملك حتى تتمكن مؤسستك من تجنب المشكلات في المستقبل.ومن فوائد استخدام ميزة تقويم امتثال كشوف الرواتب – المقترحة في معظم برامج الأجور والمرتبات الرواتب الحديثة – تجنب العقوبات بسبب الإيداع الضريبي أو الدفع المتأخر. حيث يمكنك باستخدام تقويم مسير رواتب الموظفين تتبع جميع المتطلبات الإلزامية والتأكد من الوفاء بجميع التزاماتك في الوقت المحدد. يعد تقويم الرواتب أيضًا مصدرًا ممتازًا للشركات لأنها يساعد في تخطيط النفقات المستقبلية، مثل تعيين موظفين جدد أو زيادة الأجور. ستضمن التواريخ والمواعيد النهائية الرئيسية لتقديم الإقرارات الضريبية للرواتب ودفع ضرائب الرواتب في هذا المخطط الشهري أن تظل في صدارة لعبتك. وكذلك يفيد أيضًا في تتبع أرصدة إجازات الموظفين في أوقاتهم الخاصة، والإجازات المستحقة لمدة عام كامل (أو أكثر) ، والأيام المرضية المتبقية من العام السابق وما إلى ذلك.
5. تعزيز رضا الموظفين
   الموظفون السعداء هم الموظفون الذين يتقاضون رواتبهم في الوقت المحدد وبشكلٍ دقيق! تعد أتمتة كشوف الرواتب طريقة رائعة لتعزيز رضا الموظفين وتحسين بيئة العمل لهم. حيث يثق الموظفون في أرباب عملهم. بفضل مدفوعات الرواتب التي لا تشوبها شائبة، يمكن لأرباب العمل والموظفين التركيز على عملهم وعدم القلق بشأن مواردهم المالية.إن أتمتة كشوف الرواتب أشبه بأن تمتلك عدداً إضافياً من الأيدي التي تعتني بشيكات رواتب موظفيك و ضرائبهم. تساعد منصات معالجة كشوف الرواتب المؤتمتة أيضًا على تقليل الأخطاء من خلال ضمان حصول الجميع على أجورهم بدقة، مما يؤدي إلى تحسين الإنتاجية: لا يوجد مزيد من الالتباس حول النماذج الضريبية لأن كل شيء قد أُنجز بالفعل في وقتٍ مبكر.علاوة على ذلك، ونظرًا لأن كافة بيانات كشوف الرواتب تُخزن في مكان واحد، فمن الأسهل تتبع مساهمات الموظفين لخطط التقاعد أو أدوات الادخار الأخرى. كما تسمح أتمتة إدارة الرواتب بشكلٍ غير مباشر لأرباب العمل ومديري الموارد البشرية برصد حضور وانصراف الموظفين وتتبع ساعات عملهم وبالتالي الحصول على رؤى دقيقة لأداء الموظف. خلاصة القول هي أن دفع الرواتب والمزايا بات أمراً مبسطاً بشكل لا يصدق.

تعد ميزة أتمتة كشوف الرواتب في برنامج الموارد البشرية الخاص بك أمرًا ضروريًا للشركات الحديثة. ستوفر أتمتة كشوف المرتبات وقت شركتك وأموالك وتساعدك على الامتثال للقوانين المالية المحلية. تتوفر العديد من الحلول في السوق، لذا ابحث جيداً قبل اتخاذ القرار الذي يناسبك. لا تتردد في التواصل بـ palm.hr إذا كنت بحاجة إلى إرشادات.

ستعمل الشركات في جميع أنحاء العالم على تحسين إدارتها المالية في عام 2023 وما بعده من خلال الاستفادة من مزايا أتمتة كشوف المرتبات. وماذا عنك؟ مع توجه المزيد من الشركات نحو الأتمتة،و ستستمر هذه المزايا في الزيادة والتطور بمرور كل عام، وبالتالي فإن الاستثمار في أتمتة إدارة الرواتب في الوقت القريب قد يكون له تأثيراً ملموساً على نجاح عملك في
المستقبل.

تواصل معنا اليوم!

إذا كنت ترغب في الاستفادة من منصة palm.hr والتمتع بميزات إدارة الرواتب، يمكنك تحديد موعد للتواصل مع أحد ممثلي فريق المبيعات لدينا. كل ما عليك هو ملء هذا النموذج، وحينها ستكون قادرًا على مناقشة احتياجاتك الخاصة ومعرفة كيف يمكن أن تساعدك palm.hr في تبسيط إدارة الرواتب في شركتك.