تعد إدارة بيانات الموظفين عنصرًا هاماً في إدارة الموارد البشرية، فمن الضروري لأرباب العمل الحصول على معلومات دقيقة وحديثة عن موظفيهم، من أجل اتخاذ قرارات مستنيرة. كما يساهم تخزين بيانات الموظفين وإدارتها بشكلٍ صحيح في مساعدة الشركات على ضمان الامتثال للمتطلبات القانونية وحماية نفسها من المسؤوليات المحتملة. في هذه المدونة، سنستكشف استراتيجيات حقيقية أثبتت فعاليتها لتحسين الطريقة التي تدير بها بيانات موظفيك وتزويدك بالمعلومات التي تحتاجها لإنشاء نظام شامل يلبي احتياجات مؤسستك ويحمي معلوماتك السرية أيضًا.

تعد إدارة بيانات في مجال الموارد البشرية جانبًا مهمًا من نجاح أي مؤسسة، حيث تساعد على ضمان توفر أدق المعلومات وأحدثها لأعضاء فريق الموارد البشرية، مما يسمح لهم باتخاذ قرارات مستنيرة وتحسين الأداء العام لقسم الموارد البشرية.

فيما يلي بعض الفوائد الرئيسية للإدارة الفعالة لبيانات الموارد البشرية في شركتك:

1. تبسيط العمليات وتقليل عدم الكفاءة واتخاذ قرارات مستنيرة قد تعود بفوائد طويلة الأجل على الشركة.
2. يساعد الحصول على قاعدة بيانات شاملة لمعلومات الموظفين على ضمان اتخاذ قرارات رئيسية تستند إلى بيانات دقيقة وفي الوقت المناسب.
3. تتبع أداء الموظف بمرور الوقت واستخدام البيانات لتقييم الاتجاهات في مشاركة الموظفين ودوران الموظفين والرضا الوظيفي. حيث تعد هذه المقاييس مؤشرات هامة لمعنويات الموظفين، وهو أمر ضروري للنجاح التنظيمي الشامل.
4. إن الوصول إلى سجلات الموظفين الشاملة يضمن أيضًا معاملة الموظفين بإنصاف أثناء عملية التوظيف والترقية؛ يساعد هذا في خلق بيئة عمل إيجابية تجذب أفضل المواهب وتحافظ على مشاركة الموظفين الحاليين وتحفيزهم.

إن القدرة على جمع كميات هائلة من بيانات الموارد البشرية وتخزينها تتيح للشركات اكتساب رؤى حديثة وقابلة للتنفيذ حول قوتها العاملة، مما يمكّنها من تحديد مجالات التحسين والتعرف على الفرص المحتملة للنمو. على سبيل المثال، يمكن أن تساعد تحليلات بيانات التوظيف أرباب العمل على فهم أفضل للصفات التي يجب عليهم البحث عنها عند تعيين موظفين جدد. وبالمثل، يمكن لمتخصصي الموارد البشرية التأكد من أن كل عضو في الفريق يجري تعويضه بشكل مناسب عن جهوده من خلال دراسة مراجعات أداء الموظفين.

مع زيادة التركيز على تحليلات بيانات الموارد البشرية، باتت جودة البيانات ونوعيتها ضرورية لاتخاذ قرارات موثوقة بشأن أداء الموظفين وعملية التوظيف والجوانب الأساسية الأخرى لإدارة فريق العمل. تكمن أهمية البيانات الدقيقة في التأكد من أن كافة المعلومات المتعلقة بالموظفين محدثة وكاملة وصالحة. وفيما يلي بعض الفوائد الرئيسية لجودة البيانات في أقسام الموارد البشرية:

1. 1. تحسين قياسات أداء الموظفين (تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية): تساعد البيانات الدقيقة والشاملة المديرين على اتخاذ قرارات أفضل حول كيفية تحفيز موظفيهم وقياس أدائهم مقارنةً بالأهداف. كما تتيح للمديرين تحديد المجالات التي يحتاج فيها أعضاء الفريق إلى التحسين وتزويدهم بملاحظات محددة لمساعدتهم على تحقيق النجاح في أدوارهم على مدار الوقت.
   2. تنفيذ ممارسات التوظيف الأكثر فاعلية: تساعد البيانات ذات الجودة العالية مسؤولي عملية التوظيف على فهم أنواع الأشخاص أو المهارات التي تحتاجها المؤسسة لدورٍ معين. وقد تزود الموظفين بأفكار صحيحة حول القدرات اللازمة للمتقدمين للوظائف الناجحين. كما وتساهم جودة البيانات العالية في تضييق نطاق عمليات البحث عن الأشخاص المناسبين لأي دور. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للقائمين على عملية التوظيف استخدام هذه البيانات لتقييم المرشحين المحتملين بدقة أكبر وتحقيق أفضل عمليات توظيف استناداً على المعلومات المتاحة.
   3. تحسين الامتثال للقوانين واللوائح: تساعد البيانات ذات الجودة العالية المؤسسات على الالتزام بالقوانين واللوائح المتعلقة بممارسات التوظيف مثل الأجور والمزايا وسياسات الإجازات، فضلاً عن تمكينها من تلبية أي متطلبات إعداد تقارير شاملة تطلبها الوكالات الحكومية أو المنظمات الأخرى بشأن المسائل المتعلقة بالتوظيف. يساعد ذلك في ضمان أن تتسم أقسام الموارد البشرية بالشفافية عندما يتعلق الأمر بالامتثال القانوني بحيث يمكن للموظفين الوثوق بأرباب عملهم في هذا الجانب المهم من حياتهم المهنية.
   4. تحسين استراتيجيات استبقاء الموظفين: يمكن أيضًا استخدام تحليل بيانات القوى العاملة لتطوير استراتيجيات استبقاء الموظفين بصورة أكثر فاعلية لأنها تتيح لمديري الموارد البشرية تحديد أنماط سلوك الموظفين المتعلقة بالرضا الوظيفي ومستويات الالتزام على مدار الوقت. فمن خلال فهم هذه الأنماط، يمكن للمديرين تطوير حوافز أفضل لتعزيز رضا الموظفين وتحفيزهم مما سيؤدي في النهاية إلى معدلات استبقاء أعلى داخل المؤسسة.
   5. سرعة اتخاذ القرارات: تساعد بيانات الموظفين ذات الجودة العالية أقسام الموارد البشرية على الوصول بسرعة إلى معلومات شاملة حول كل موظف مما يساعد على تسريع عمليات اتخاذ القرار مثل الترقيات أو الإجراءات التأديبية. هذا بدوره سيساهم في تقليل وقت الاستجابة المرتبط بهذه المهام مما يساعد على تبسيط العمليات وتحسين الكفاءة العامة.

إن الحصول على بيانات عالية الجودة أمرًا ضروريًا لنجاح قسم الموارد البشرية في أي مؤسسة ولكن ليس من السهل دائمًا الحفاظ على هذا المستوى من الدقة على مدار فترات زمنية طويلة. لذا يجب أن تستثمر المؤسسات في أنظمة برمجية تمكنها من جمع بيانات الموظفين وتخزينها وتحليلها وتحديثها وتقديم تقارير عنها باستمرار من أجل ضمان اتخاذ قرارات تستند إلى معلومات دقيقة.

توفر تحليلات بيانات الموارد البشرية القديمة معلومات قيمة حول نقاط القوة والضعف في المؤسسات بمرور الوقت. حيث تساعد أصحاب العمل على تحديد ما إذا كانت بعض المبادرات قد نجحت في تحقيق النتائج المرجوة أم لا؛ تتيح لهم هذه الرؤية تعديل استراتيجياتهم وفقًا لذلك والبقاء في طليعة الاتجاهات الحالية في الصناعة. بالإضافة إلى ذلك، يوفر الوصول إلى السجلات السابقة سياقًا قيمًا عند التعامل مع مسائل الموظفين الصعبة مثل الإجراءات التأديبية أو الإنهاءات. فقد يكون من المستحيل للمؤسسات الدفاع عن نفسها ضد المطالبات المتعلقة بالتمييز أو ضد دعاوي عدم العدالة في المستقبل بدون التخزين المناسب للبيانات.

فيما يلي بعض الأسباب الرئيسية التي تدفع أقسام الموارد البشرية إلى استخدام تحليلات البيانات:

1. نظرة ثاقبة حول أداء الأعمال: تتيح تحليلات بيانات الموارد البشرية للمؤسسات باكتساب نظرة ثاقبة حول أداء أعمالها العام عبر تحديد مجالات القوة والضعف في مكان العمل.
2. اتخاذ القرارات الاستراتيجية: يمكن أن تساعد التحليلات المتخصصين في مجال الموارد البشرية على اتخاذ قرارات أفضل بشأن عملية التوظيف واستبقاء الموظفين وتطوير الموظفين.
3. تحسين الارتباط الوظيفي لفريق العمل: يمكن لأصحاب العمل تحديد الإجراءات ذات التأثير الإيجابي أو السلبي على معنويات الموظفين واتخاذ الإجراءات التصحيحية إذا لزم الأمر عبر تحليل بيانات مشاركة الموظفين.
4. تحسين عملية التوظيف: إن تحليل البيانات المتعلقة بفرص العمل، ومستويات ملاك الموظفين، والسير الذاتية المقدمة، والتعيينات الجديدة والمزيد يسهل على أقسام الموارد البشرية تقييم مدى فعاليتها في تعيين المرشحين الذين يستوفون متطلبات المنظمة.
5. إدارة الاحتفاظ بالمواهب والتخطيط لتعاقب الموظفين: يساعد تحليل البيانات المؤسسات على تحديد الوقت الذي قد يفكر فيه الموظف في المغادرة أو البحث عن ترقية داخل الشركة بحيث يمكن اتخاذ خطوات لاستبقاء الموظفين قبل فوات الأوان أو إعدادهم لتحقيق لنجاح في منصب آخر في الشركة.
6. تحديد احتياجات التدريب وفرص التطوير المهني: تساعد تحليلات البيانات الشركات قياس التقدم المحرز نحو نتائج تدريب محددة وكذلك تحديد الثغرات في المهارات التي يتعين سدها من خلال التدريب الإضافي.

يساعد استخدام أدوات تحليلية متطورة مثل منصة النخلة (palm.hr) في تحليل مجموعات البيانات الكبيرة بسرعة ودقة؛ مما يسمح للمؤسسات بالكشف عن الرؤى المخفية التي قد لا تتوصل إليها الطرق التقليدية.

أصبحت تحليلات البيانات أداة ذات أهمية متزايدة لأقسام الموارد البشرية. حيث بات من الممكن لمتخصصي الموارد البشرية اكتساب رؤى قيمة حول القوى العاملة في مؤسستهم باستخدام البيانات والأدوات المناسبة، الأمر الذي بدوره يساعدهم على اتخاذ أفضل القرارات في مجال أعمالهم. تعتبر منصة النخلة (palm.hr) إحدى هذه الأدوات التي تقدم للمؤسسات إمكانات سهلة الاستخدام لتحليل بيانات الموارد البشرية حتى تتمكن تحقيق أقصى استفادة من بيانات موظفيها لتحسين الإنتاجية وتعزيز أداء الموظفين. فمن خلال الاستفادة من الميزات القوية لبرنامج النخلة (palm.hr)، يمكن للشركات الوصول بسهولة إلى رؤى الموظفين القيّمة وإنشاء استراتيجيات قابلة للتنفيذ لتحقيق النجاح في جميع مجالات إدارة العمليات. باستخدام هذه المنصة، يمكن لأقسام الموارد البشرية تحديد الاتجاهات داخل مؤسستهم بسرعة وبدقة مع اكتساب فهم أفضل لكيفية تفاعل الموظفين مع بعضهم البعض والإدارة على أساس يومي – أي تقديم معلومات لا تقدر بثمن لأغراض اتخاذ القرارات.

تعد إدارة البيانات جزءًا مهمًا من نجاح أي شركة، حيث تتطلب التعامل الصحيح مع البيانات وتخزينها واسترجاعها لتمكين الشركات من الاستفادة من مواردها وتحقيق أقصى قدر من الكفاءة. يساهم تحسين إدارة البيانات في تعزيز إنتاجية الشركات، وخلق تجارب عملاء أفضل، وخفض التكاليف، وتحقيق نجاح أكبر.

تتمثل إحدى طرق تحسين إدارة البيانات في الشركات في اعتماد نهج مركزي يتضمن إنشاء نظام متكامل يحتفظ بجميع المعلومات ذات الصلة في مكان واحد مثل منصة النخلة (palm.hr)، والذي يسمح لأي شركة من أي حجم بتنظيم معلوماتها الهامة وتخزينها داخل منصة واحدة سهلة الاستخدام. تسهّل مركزة البيانات المتعلقة بالقوى العاملة على جميع الإدارات داخل المؤسسة الوصول إلى نفس المعلومات واستخدامها بكفاءة. بالإضافة إلى ذلك، يساعد إعداد نظام تخزين منظم وآمن على ضمان الاسترداد السريع عند الحاجة مع منع أي وصول غير مصرح به أو العبث بالبيانات الحساسة.

تتضمن الاستراتيجية الأخرى التي يمكن أن تستخدمها الشركات لتحسين إدارة بياناتها تنفيذ عمليات مؤتمتة حيثما كان ذلك ممكنًا. قد تساعد الأتمتة في تبسيط المهام مثل تجميع قواعد البيانات التنظيمية وفرزها والتحقق من صحتها وتحليلها وتقديم تقارير عنها بسرعة ودقة أكبر مقارنةً باستخدام الأساليب اليدوية. كما تساعد عمليات أتمتة إدارة البيانات على تقليل التدخل البشري في المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً مثل التحقق من إدخال المعلومات في قواعد بيانات الموظفين أو ضمان الدقة باستخدام أنظمة متعددة. نتيجة لذلك، تساهم أتمتة إدارة البيانات على تسريع العملية بأكملها من البداية وحتى النهاية مع تقليل المخاطر المرتبطة بالأخطاء أو حالات التضارب في معالجة البيانات.

أخيرًا، يعد استخدام تدابير أمنية مناسبة أمرًا ضروريًا عند تحسين إدارة البيانات داخل المنظمات. أصبح من الضروري أن تستثمر الشركات في حلول البرمجيات الآمنة والموثوقة التي تقوم بتعقب كل إجراء من إجراءات المستخدم مع توفير تنبيهات في الوقت الفعلي عند اكتشاف أنشطة مشبوهة على أنظمتها. قد تؤدي مثل هذه الأنشطة المشبوهة إلى انتهاكات أمنية أو تغييرات غير مرغوب فيها داخل قواعد بيانات الموظفين أو التطبيقات الأخرى التي تحتوي على معلومات حساسة متعلقة بالعملاء أو الموظفين. يساعد إعداد هذه الأنظمة في الحماية من التهديدات الخارجية مثل مرتكبي الجرائم الالكترونية الذين قد يحاولون الوصول غير المصرح به إلى شبكات الشركة لأغراض خبيثة، كما تساعد هذه الأنظمة المستخدمين الداخليين على الالتزام باللوائح المعمول بها المتعلقة بقوانين خصوصية البيانات وحمايتها في جميع الأوقات.

الخدمة الذاتية للموظفين (ESS) المقدمة من النخلة (palm.hr) هي أداة مبتكرة وقوية تساعد الموظفين على الوصول إلى معلومات القوى العاملة الخاصة بهم وإدارة برامج مزاياهم وغير ذلك الكثير – كل ذلك داخل منصة رقمية آمنة وسهلة الاستخدام.

تتيح خاصية الخدمة الذاتية للموظفين (ESS) للمؤسسات تبسيط العمليات الإدارية التي تتطلب جهدًا يدويًا كبيرًا أو تتضمن أقسامًا أو مواقع متعددة. فمن خلال تمكين الموظفين من تولي مهام معينة مثل إدارة معلومات الاتصال الخاصة بهم أو تقديم طلبات إجازة دون الحاجة إلى إشراك موظفي الموارد البشرية أو المديرين بشكل مباشر، يمكن للمؤسسات توفير الموارد القيمة وخلق جو من الثقة والاستقلالية بين الموظفين. يسمح نظام (ESS) للمستخدمين بتخصيص حقول إدخال البيانات بسهولة وفقًا لمتطلبات شركتهم مع تحديث جميع السجلات بحيث تكون متاحة كلما دعت الحاجة إليها بشكل آمن وسريع. يساعد ذلك فريق العمل على البقاء على اطلاع من خلال توفير وصول سهل إلى المعلومات الهامة مثل توفر الموظف خلال الأوقات المحددة أو ما إذا كانت مهمة معينة قد اكتملت في الموعد المحدد.

يضمن برنامج الموارد البشرية النخلة (palm.hr) أيضًا حماية بيانات الموظف ببروتوكولات أمان متطورة تحمي البيانات السرية من أطراف ثالثة غير مصرح بها بالإضافة إلى ممارسات المصادقة الآمنة التي تتحقق من هويات المستخدمين عند الوصول إلى المعلومات الحساسة. يوفر هذا راحة البال لأصحاب العمل والموظفين على حدٍ سواء فيما يتعلق بالتخزين الآمن للمعلومات الهامة عن الموظفين دون القلق بشأن انتهاكات الخصوصية أو المخاطر المحتملة التي الناجمة عن الجهات الضارة عبر الإنترنت.

يمكن أن تشكل ممارسات إدارة بيانات الموارد البشرية السيئة مجموعة من المخاطر المحتملة للمؤسسات. أولاً، قد يؤدي سوء إدارة البيانات إلى إنشاء سجلات بيانات غير صحيحة أو غير دقيقة، الأمر الذي يؤدي بدوره إلى قيام الشركة باتخاذ قرارات رديئة تستند على معلومات خاطئة. قد يشمل ذلك تعيين مرشحين خاطئين، واختلاس الموارد واتخاذ قرارات لا تفيد المنظمة.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تؤدي ممارسات إدارة بيانات الموارد البشرية السيئة إلى جعل المؤسسات عرضةً للمسائل القانونية وانتهاكات الامتثال. فإذا كانت المنظمة لا تدير بيانات الموظفين بشكل مناسب، فمن المحتمل جدًا أنها ستنتهك قوانين العمل مثل القوانين التي تحمي حقوق الموظفين والسرية. في الحالات القصوى، قد يؤدي ذلك إلى أن تكون الشركات عرضة لدعاوي قضائية مكلفة من موظفين ساخطين أو من هيئات تنظيمية تسعى للحصول على غرامات مفروضة على ممارسات عدم الامتثال للمتطلبات القانونية.

علاوةً على ذلك، يمكن أن تعرض الممارسات السيئة لإدارة بيانات الموارد البشرية الأمن التنظيمي للخطر. إذا لم تقم المنظمة بحماية بيانات موظفيها من الوصول غير المصرح به أو الأنشطة الضارة مثل محاولات القرصنة، فإن المعلومات الحساسة حول الشركة وموظفيها تُترك عرضةً إلى أضرار متعلقة بسمعة الشركة أو حتى خسارة مالية إذا نجح المجرمون الالكترونيين في الوصول إلى معلومات سرية.

إضافةً إلى ذلك، قد يؤدي سوء إدارة بيانات الموارد البشرية غير الكافية إلى قصور في إدراك التوجهات القيمة المتعلقة بمشاركة الموظفين وأدائهم، فلا يمكن للشركات قياس أدائهم فيما يتعلق بعمليات الاحتفاظ بالمواهب أو تطويرها بدون التتبع الصحيح للمسارات المهنية للموظفين ومقاييس الأداء بمرور الوقت – مما قد يعني حرمان الموظفين من فرص التحسين أو الاعتراف بإنجازاتهم.

أخيرًا، إن ممارسات إدارة بيانات الموارد البشرية غير الكافية تجعل مواكبة لوائح قانون العمل المتغيرة باستمرار أمراً صعباً. فبدون الوصول إلى السجلات الدقيقة المتعلقة بعقود الموظفين وحزم المزايا – وهو أمر لا توفره سوى أنظمة إدارة بيانات الموارد البشرية الشاملة – قد تواجه المؤسسات صعوبة في البقاء على إطلاع بالتغييرات في المتطلبات القانونية التي تحكم شؤون مكان العمل مثل مستويات الأجور واستحقاقات إجازة الأمومة.

تعد إدارة البيانات جزءًا أساسيًا من عمليات أي شركة، قد تكون عملية شاقة وتستغرق وقتًا طويلاً، ولكن لم يعد من المفترض أن تكون كذلك. باتباع النصائح الموضحة في هذه المدونة، باتت إدارة البيانات أسهل وأكثر كفاءة لمؤسستك. هناك العديد من الطرق لتحسين ممارسات إدارة البيانات في شركتك، بدءاً من إعداد العمليات لضمان الدقة والاتساق وحتى استخدام حلول برامج الموارد البشرية لأغراض التتبع. إن تطبيق هذه الاستراتيجيات في مكانها الصحيح ستؤدي إلى تحسين الكفاءة في جميع الأقسام داخل عملك بالإضافة إلى تعزيز رضا العملاء بسبب اتخاذ قرارات أفضل مع وجود بيانات دقيقة في متناول اليد. تقدم منصة النخلة (palm.hr) أدوات شاملة مصممة خصيصًا لإدارة معلومات الموظفين بشكل آمن – فلماذا لا تقوم بتجربتها اليوم؟