هل سئمت من الغرق في أكوام الأوراق الخاصة بإدارة الموارد البشرية (HR) وقضاء ساعات لا تحصى في إدارة بيانات الموظفين؟ إذن فخيارك الأمثل هو إما نظام إدارة الموارد البشرية (HRMS) أونظام معلومات الموارد البشرية (HRIS)! في حين أن هذين المصطلحين غالبًا ما يجري استخدامهما بالتبادل، إلا أنهما يقدمان في الواقع وظائف وفوائد مختلفة. فما هو الفرق بالضبط بين نظام إدارة الموارد البشرية ونظام معلومات الموارد البشرية، وما هو الأنسب لعملك؟ في منشور المدونة هذا، سنلقي نظرة على هذه الأنظمة ونساعدك في تحديد النظام المناسب لك. سواء كنت مؤسس شركة ناشئة تتلاعب بقبعات متعددة أو متخصصًا في إدارة الموارد البشرية في شركة كبيرة، فإن فهم الميزات والمآخذ الفريدة لكل نظام أمر ضروري لتبسيط عمليات الموارد البشرية وإتاحة الوقت للتركيز على ما يهم حقًا – وهم موظفيك! لذلك دعونا نتعمق في اكتشاف حلول تكنولوجيا الموارد البشرية التي يمكن أن تأخذ عملك إلى المستوى التالي.

يعد نظام إدارة الموارد البشرية (HRMS) هو حل برمجي شامل يمكّن الشركات من إدارة وظائف الموارد البشرية بطريقة مركزية ومبسطة. وقد صُممت هذه الحلول البرمجية لأتمتة عمليات الموارد البشرية المختلفة، مما يجعلها أسرع وأكثر دقة وأكثر كفاءة.

إن وظائف نظام إدارة الموارد البشرية واسعة ومتنوعة، ولكنها تشمل بشكل عام إدارة بيانات الموظفين ومعالجة كشوف المرتبات وإدارة المزايا وتتبع حضور الموظفين وانصرافهم وإدارة الأداء في الشركة بشكلٍ عام. يسهّل نظام إدارة الموارد البشرية على الشركات إدارة احتياجات الموارد البشرية الخاصة بهم بشكل أكثر فعالية وكفاءة عبر دمج جميع هذه العمليات في نظام أساسي واحد.

تتضمن بعض الميزات والفوائد الرئيسية لنظام إدارة الموارد البشرية (HRMS) ما يلي:

• إدارة رواتب الموظفين بطريقة مبسطة: يقوم نظام إدارة الموارد البشرية بأتمتة معالجة كشوف المرتبات، بما في ذلك حساب الضرائب والخصومات والمصروفات الأخرى المتعلقة بكشوف المرتبات. وهذا يضمن الدقة ويقلل العبء الإداري على قسم الموارد البشرية.
• إدارة المزايا المحسّنة: يعمل نظام إدارة الموارد البشرية على تبسيط إدارة المزايا، ويمكّن الموظفين من التسجيل في المزايا وإدارة تغطيتها وتقديم المطالبات المالية من خلال بوابة الخدمة الذاتية (ESS). هذا يقلل من الأخطاء ويحسن الرضا الوظيفي لفريق العمل.
• تحسين تتبع وقت العمل والحضور: يمكّن نظام إدارة الموارد البشرية الشركات من تتبع حضور الموظفين ومراقبة الإجازات والغيابات المرضية وإدارة طلبات الإجازات. هذا يساعد على ضمان الامتثال لقوانين العمل وتحسين كفاءة التوظيف.
• إدارة الأداء: يسهل نظام إدارة الموارد البشرية تتبع أداء الموظف وتحديد الأهداف وتقديم الملاحظات. مما يساعد الشركات على تحديد أفضل الموظفين أداءً، وتطوير برامج التدريب، وتحسين الأداء العام داخل الشركة.

يعتبر برنامج النخلة أو palm.hr أحد الحلول البرمجية لنظام إدارة الموارد البشرية، وهو منصة شاملة للشركات من جميع الأحجام لإدارة عمليات الموارد البشرية الخاصة بهم. صُمم هذا البرنامج المستند إلى السحابة بغرض تبسيط مهام الموارد البشرية وزيادة الكفاءة وتحسين الارتباط الوظيفي لفريق العمل.

تتمثل إحدى الميزات الرئيسية لبرنامج النخلة palm.hr في واجهته سهلة الاستخدام، والتي تجعل من السهل على متخصصي الموارد البشرية استخدام المنصة إدارة مهامهم عبر المنصة. يتيح برنامج palm.hr للشركات إدارة بيانات الموظفين وتتبع الوقت والحضور ومعالجة كشوف المرتبات بسهولة.

تقدم منصة palm.hr أيضًا ميزات قوية لإعداد التقارير والتحليلات، مما يسمح للشركات بتتبع مقاييس الموارد البشرية وتحليلها واتخاذ قرارات مستنيرة تستند إلى البيانات. يمكن للبرنامج إنشاء تقارير ولوحات معلومات مخصصة توفر رؤى حول أداء القوى العاملة والارتباط الوظيفي لديهم ومقاييس الموارد البشرية الرئيسية الأخرى.

كما يقدم برنامج النخلة خاصية مميزة وهي بوابة الخدمة الذاتية للموظفين (ESS)، والتي تمكّن الموظفين من الوصول إلى بياناتهم وإدارة مزاياهم وتقديم طلبات الإجازة. تعمل هذه الميزة على تمكين الموظفين داخل الشركة وتقليل عبء العمل على موظفي قسم الموارد البشرية. علاوة على ذلك، يقدم palm.hr الربط المتكامل مع أنظمة الموارد البشرية الأخرى وأدواتها، مثل أنظمة تتبع المتقدمين ومنصات إدارة الفوائد. الأمر الذي يضمن التبادل السلس للبيانات ويزيد من الكفاءة العامة.

يعد نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) أحد الحلول البرمجية المصممة لتبسيط عمليات الموارد البشرية وإدارة بيانات الموظفين. يسمح هذا النظام لأقسام الموارد البشرية (HR) بإدارة القوى العاملة لديها بشكل أكثر كفاءة من خلال أتمتة المهام الروتينية وإنشاء قاعدة بيانات مركزية لمعلومات الموظفين.

تتضمن بعض الميزات والفوائد الرئيسية لنظام معلومات الموارد البشرية ما يلي:

• إدارة معلومات الموظفين: تساعد أنظمة HRIS في إدارة بيانات الموظف مثل معلومات الاتصال والمسميات الوظيفية وسجل الأداء ضمن نظام أساسي واحد وآمن بصورة دقيقة ودون الحاجة إلى السجلات الورقية.
• إعداد التقارير: توفر أنظمة HRIS ميزة إعداد تقارير قابلة للتخصيص تقدم رؤى حول أداء الموظفين ومقاييس التوظيف وبيانات الموارد البشرية الأخرى. تساعد هذه التقارير فرق الموارد البشرية على اتخاذ قرارات مستنيرة تستند إلى البيانات.
• ضمان الامتثال لقوانين العمل: تساعد أنظمة HRIS الشركات على الامتثال لقوانين ولوائح العمل من خلال تتبع بيانات الموظفين مثل الحضور، وساعات العمل، والشهادات. الأمر الذي يجنب الشركات العقوبات والمسائلة القانونية.
• أتمتة سير العمل: تعمل أنظمة معلومات الموارد البشرية على أتمتة عمليات الموارد البشرية مثل تهيئة الموظفين الجدد أو إلغاء خدمتهم ومراجعات الأداء التي تستغرق وقتاً طويلاً، الأمر الذي يساعد موظفي الموارد البشرية على التركيز على المهام الاستراتيجية.
• زيادة الكفاءة: تعمل أنظمة HRIS على تحسين الكفاءة من خلال تقليل الوقت المستغرق في المهام الإدارية مثل إدخال البيانات وحفظ السجلات وإنشاء التقارير. يتيح ذلك لموظفي الموارد البشرية قضاء المزيد من الوقت في الأنشطة الإستراتيجية التي تدفع الشركة نحو النجاح.

تعد أنظمة إدارة الموارد البشرية (HRMS) وأنظمة معلومات الموارد البشرية (HRIS) من الأدوات الحاسمة لإدارة وظائف الموارد البشرية داخل المنظمة. في حين أن المصطلحات تستخدم غالبًا بالتبادل، إلا أنهما نظامين مختلفين لكل منهما تركيز ووظائف ونطاقات مختلفة.

فيما يلي الاختلافات الرئيسية بين نظام إدارة الموارد البشرية (HRMS) ونظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) :

التركيز: يركز نظام إدارة الموارد البشرية (HRMS) على إدارة وأتمتة عمليات الموارد البشرية، بما في ذلك كشوف المرتبات وإدارة المزايا وتتبع الوقت والحضور وإدارة الأداء. من ناحية أخرى، يركز نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) على إدارة معلومات الموظفين، مثل البيانات الشخصية وتاريخ المهني والمهارات ومقاييس الأداء.

الوظائف: لدى نظام إدارة الموارد البشرية مجموعة واسعة من الوظائف التي تغطي كافة جوانب إدارة الموارد البشرية، مثل التوظيف والتدريب وإدارة التعويضات. من ناحية أخرى، يهتم نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) في المقام الأول بإدارة بيانات الموظفين وتخزينها، مثل معلومات الاتصال والمسميات الوظيفية وسجل الرواتب.

النطاق: صُمم نظام إدارة الموارد البشرية (HRMS) للتعامل مع جميع وظائف الموارد البشرية بدءاً من عملية التوظيف وانتهاءً بالتقاعد، مما يجعله حلاً شاملاً لإدارة دورة حياة الموظفين بأكملها. من ناحية أخرى، يعد نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) أداة أكثر تخصصًا تركز على إدارة معلومات الموظفين وتحليلها.

على الرغم من هذه الاختلافات، يلعب كلاً من أنظمة HRMS و HRIS أدوارًا مهمة في إدارة وظائف الموارد البشرية داخل المؤسسة. ويعتمد الاختيار بين كلا النظامين في النهاية على الاحتياجات والأولويات المحددة لعملك. إذا كان عملك يحتاج إلى أداة شاملة لإدارة جميع وظائف الموارد البشرية، فقد يكون نظام إدارة الموارد البشرية (HRMS) هو الاختيار الصحيح. أما إا كان عملك يحتاج في المقام الأول إلى أداة لإدارة بيانات الموظفين وتحليها، فقد يكون نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) هو الخيار الأنسب.

عند اتخاذ قرار بشأن توظيف نظام إدارة الموارد البشرية أو نظام معلومات الموارد البشرية في شركتك. هناك العديد من العوامل التي يجب مراعاتها. فيما يلي بعض الاعتبارات الرئيسية:

1. 1. حجم الشركة: عادةً ما تكون أنظمة إدارة الموارد البشرية (HRMS) هي الخيار الأمثل للمؤسسات الكبيرة ذات الاحتياجات المعقدة للموارد البشرية. ومن ناحية أخرى، قد تكون أنظمة HRIS الخيار الأمثل للشركات الصغيرة ذات متطلبات الموارد البشرية الأقل تعقيداً.
   2. مجال الصناعة: هناك مجالات معينة مثل الرعاية الصحية والتمويل لديها متطلبات امتثال محددة تتطلب معالجتها استخدام نظام إدارة الموارد البشرية (HRMS). في حين هناك مجالات أخرى مثل مجالات البيع بالتجزئة أو الضيافة تتطلب المزيد من احتياجات الموارد البشرية الأساسية التي يمكن إدارتها بفعالية باستخدام نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS).
   3. احتياجات الموارد البشرية: عند اختيار نظام الموارد البشرية الأمثل لشركتك، ضع اعتبارك وظائف الموارد البشرية المحددة الأكثر أهمية لشركتك. تقدم أنظمة HRMS عادةً مجموعة واسعة من الوظائف، مثل معالجة كشوف المرتبات وإدارة المزايا ، بينما قد تركز أنظمة HRIS بشكل أكبر على إدارة بيانات الموظفين وإعداد التقارير.

تقدم الأمثلة الواقعية للشركات التي تستخدم نظام إدارة الموارد البشرية (HRMS) أو نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) رؤى قيمة في عملية صنع القرار. على سبيل المثال، قد تميل شركة كبيرة متعددة الجنسيات إلى اختيار نظام HRMS لإدارة عمليات الموارد البشرية العالمية المعقدة، بينما قد تميل شركة ناشئة صغيرة نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) لتبسيط إدارة بيانات الموظفين. بالإضافة إلى ذلك ، قد تختار مؤسسة الرعاية الصحية نظام إدارة الموارد البشرية للمساعدة في ضمان الامتثال للوائح الصناعة، بينما قد تختار شركة البيع بالتجزئة نظام معلومات الموارد البشرية لإدارة جدولة الموظفين وتتبع ساعات عملهم.

قد يكون اختيار نظام الموارد البشرية المناسب مهمة شاقة لأي صاحب عمل، خاصةً في ظل وجود العديد من الخيارات المتاحة في السوق. في هذا القسم، سنوجهك عبر خطوات مفصلّة لمساعدتك على اتخاذ قرار مستنير واختيار نظام HRMS أو HRIS المناسب.

الخطوة الأولى: تقييم احتياجات عملك

قبل اختيار نظام الموارد البشرية، من الضروري أن تقوم بتقييم احتياجات عملك. ضع في اعتبارك عوامل مثل حجم شركتك ومدى تعقيد عمليات الموارد البشرية ومستوى الأتمتة المطلوبة. سيساعدك هذا على تحديد ما إذا كان نظام HRMS أو HRIS هو الأنسب لعملك.

الخطوة الثانية: تقييم الميزات والوظائف

بمجرد تحديد احتياجات عملك، قم بتقييم ميزات ووظائف أنظمة HRMS أو HRIS التي تفكر فيها. قارن الأنظمة بناءً على الميزات المحددة الأكثر أهمية لعملك، مثل إدارة كشوف المرتبات وإدارة المزايا وتتبع الوقت والحضور، وإدارة معلومات الموظفين وإعداد التقارير.

الخطوة الثالثة: التفكير في التكلفة وعملية التنفيذ

عامل مهم آخر هو التكلفة وعملية التنفيذ. قم بتحديد التكاليف الأولية ورسوم الصيانة المستمرة لكل نظام، وتقييم مستوى الدعم المقدم من البائع أثناء التنفيذ. من المهم أيضًا مراعاة مدى سهولة استخدام النظام، بالإضافة إلى أي تدريب أو دعم قد يجري تقديمه.

الخطوة الرابعة: تقييم قابلية تطوير النظام

ضع في اعتبارك ما إذا كان النظام يمكنه التوسع مع عملك أثناء نموه. قد يكون نظام HRMS أكثر مرونة وقابلية للتوسع من نظام HRIS، مما يسمح لك بإضافة وظائف ووحدات نمطية جديدة حسب الحاجة.

الخطوة الخامسة: تقييم تجربة المستخدم

لا يكون النظام فعالاً إلا إذا كان سهل الاستخدام. ضع في اعتبارك تجربة المستخدم لكلا النظامين وما إذا كان سهل الاستخدام لفريق الموارد البشرية لديك. ابحث عن نظام يحتوي على واجهة سهلة الاستخدام ويتطلب القليل من التدريب.

الخطوة السادسة: تحليل قدرات إعداد التقارير

يوفر كلٌ من نظامي HRMS و HRIS إمكانية إعداد التقارير، ولكن قد يختلف مستوى التفاصيل والتخصيص في هذه التقارير. حدد أنواع التقارير التي تحتاجها وما إذا كان بإمكان النظام توفير البيانات التي تطلبها.

إن توظيف نظام HRMS أو HRIS أو اعتماده إلى تغيير قواعد اللعبة لأي شركة. ومع ذلك، فإنه يتطلب تخطيطًا دقيقًا واتصالًا فعالًا ودعمًا مستمرًا.

فيما يلي بعض أفضل الممارسات للمساعدة في ضمان الانتقال السلس والاعتماد الناجح:

1. حدد أهدافك وغاياتك: قبل بدء استخدام نظام موارد بشرية جديد قم بتحديد أهدافك وغاياتك. ما هي المشاكل المحددة التي تأمل في حلها مع النظام الجديد؟ ما هي التحسينات التي تريد أن تراها في عمليات الموارد البشرية لديك؟ سيساعدك ذلك على اختيار النظام المناسب وقياس فعاليته.
2. إشراك أصحاب المصلحة الرئيسيين: لضمان المشاركة والدعم للنظام الجديد، قم بإشراك أصحاب المصلحة الرئيسيين من البداية وهذا يشمل متخصصي الموارد البشرية والمدراء والموظفين الذين سيستخدمون النظام. اطلب ملاحظاتهم وتعليقاتهم وقم بالاستماع مشاكلهم وإشراكهم في عملية صنع القرار.
3. التخطيط لنقل البيانات ودمجها: إذا كنت تستخدم نظام الموارد البشرية الحالي وترغب في تغييره، فخطط لنقل البيانات ودمجها. يتضمن ذلك التأكد من أن البيانات دقيقة وكاملة ومنسقة بشكل صحيح. ستحتاج أيضًا إلى دمج النظام الجديد مع الأنظمة الحالية الأخرى، مثل كشوف المرتبات أو برامج المحاسبة.
4. توفير التدريب والدعم الكافيين: من المهم توفير تدريب ودعم كافيين لضمان ارتياح الموظفين أثناء ستخدامهم للنظام الجديد. يتضمن ذلك جلسات التدريب وأدلة المستخدم والوصول إلى دعم مكتب المساعدة، كما يجب أن تكون آليات الدعم والملاحظان قائمة.
5. قياس وتقييم النجاح المحقق: بعد استخدام نظام الموارد البشرية، قم بقياس نجاح النظام الجديد وتقييمه. يتضمن ذلك تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)، وجمع التعليقات من المستخدمين، وتقييم تأثير النظام على عمليات الموارد البشرية والرضا الوظيفي لفريق العمل. استخدم هذه المعلومات لإجراء التعديلات والتحسينات حسب الحاجة.

في الختام، يتطلب الاختيار بين نظام إدارة الموارد البشرية ونظام معلومات الموارد البشرية فهماً شاملاً لاحتياجات عملك وميزانيتك ومتطلبات قابلية التوسع. تقدم أنظمة HRMS مجموعة شاملة من وظائف الموارد البشرية، بينما تركز أنظمة HRIS على إدارة بيانات الموظف. عند اتخاذ قرارك، من الضروري مراعاة تجربة المستخدم وإمكانيات إعداد التقارير وقدرة النظام على توسيع نطاق عملك. في النهاية، يعتمد الاختيار الصحيح على متطلباتك المحددة ، ويقدم كلا النظامين مزايا يمكن أن تفيد عمليات الموارد البشرية لديك. نأمل أن تساعدك هذه المدونة على اتخاذ قرار مستنير يتوافق مع أهداف شركتك ويزيد من كفاءة الموارد البشرية لديك.

احجز نسخة تجريبية!
أنت على بعد خطوة من إحداث نقلة نوعية في عمليات الموارد البشرية في شركتك! احجز نسخة تجريبية من برنامج النخلة palm.hr اليوم واكتشف المزايا المتنوعة التي ستغير قواعد اللعبة. سيرشدك فريق الخبراء لدينا إلى ميزات منصة palm.hr ويوضح لك كيف بمفدورها تبسيط مهام الموارد البشرية وتقليل الأعباء الإدارية وتحسين الارتباط الوظيفي لفريق عملك. لا تدع ممارسات الموارد البشرية القديمة تعيق عملك – احجز النسخة التجريبية الآن واتخذ الخطوة الأولى نحو استراتيجية موارد بشرية أكثر كفاءة وفعالية!